Preparación de Fichas de Datos de Seguridad - Parte 5

Casos especiales y buenas prácticas

MSDS-europe – Base de conocimiento de ficha de datos de seguridad – Preparación de Fichas de Datos de Seguridad Parte 5: Casos especiales y buenas prácticas

 

En las partes anteriores de esta serie, presentamos paso a paso cómo elaborar una ficha de datos de seguridad y qué información debe contener cada sección de la SDS.

Para concluir, consideremos algunos factores adicionales y casos especiales que pueden surgir durante la preparación y el uso de las SDS.

Cubriremos los escenarios de exposición (anexos de la SDS), el mantener las SDS actualizadas, y los errores típicos que se deben evitar. Además, ofreceremos algunos consejos sobre cómo las SDS pueden usarse de manera efectiva para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo, y qué apoyo se puede utilizar si hay alguna duda.

 

Escenarios de exposición y SDS ampliadas

Si una sustancia tiene ciertas propiedades peligrosas y se fabrica o importa en grandes cantidades, el Reglamento REACH puede exigir la elaboración de un Escenario de Exposición (EE).

Un escenario de exposición es un documento complementario que describe cómo usar la sustancia de forma segura a lo largo de todo su ciclo de vida (desde la fabricación hasta el uso y la eliminación). Cuando se crea un escenario de exposición para una sustancia, su SDS debe complementarse con la información pertinente – es entonces cuando hablamos de una SDS ampliada (ext-SDS). En la práctica, esto significa adjuntar los escenarios de exposición a la SDS como anexos, o mencionarlos en la Sección 16.

 

¿Qué significa esto para el usuario?

Si usted adquiere una sustancia peligrosa y recibe una SDS de 50 páginas que tiene varios anexos al final, es probable que incluya escenarios de exposición. Estos anexos contienen descripciones detalladas, por ejemplo, de cómo usar la sustancia de forma segura en una industria determinada y qué medidas de protección aplicar para que el riesgo se mantenga en un nivel aceptable.

Importante: Los usuarios intermedios (por ejemplo, si usted es una fábrica que usa cierta pintura y el fabricante de la pintura ha adjuntado un escenario de exposición para un componente disolvente) deben comprobar si su propio uso de la sustancia está cubierto por el escenario descrito. Si no lo está, deben informar al proveedor, o estarán obligados a realizar su propia evaluación de riesgos. Este mecanismo asegura que las sustancias peligrosas realmente se utilicen bajo condiciones que sean seguras para esos usos específicos.

Escenarios de exposición para mezclas: La situación se complica por el hecho de que los escenarios de exposición suelen desarrollarse para sustancias individuales, mientras que la mayoría de los usuarios finales manejan mezclas (productos terminados). De acuerdo con la guía, la información pertinente de los escenarios de exposición de los componentes debe incorporarse en la SDS de la mezcla.

Por ejemplo, si una mezcla de producto de limpieza contiene un disolvente para el cual existe un escenario de exposición, entonces las secciones 8 y 11–12 de la SDS del producto de limpieza deberían tener en cuenta las limitaciones y medidas de protección descritas en ese escenario. En la práctica, esto a menudo se logra adjuntando los escenarios de exposición de las sustancias componentes a la SDS de la mezcla, o proporcionando información consolidada de los mismos. Lo fundamental es que el usuario reciba toda la información importante – ya sea una SDS de sustancia o una SDS de mezcla.

 

Mantenimiento y actualización de las SDS en la práctica

Ya hemos recalcado la importancia de mantener las SDS actualizadas.

 

A continuación, algunos consejos prácticos para lograrlo:

Seguimiento

Establezca un sistema (incluso un registro digital) para rastrear las versiones y fechas de las SDS de todos los materiales usados o vendidos por su empresa. Verifique regularmente (por ejemplo, anualmente) si hay una versión más reciente disponible de sus proveedores, y si han ocurrido cambios en sus propios productos que requieran una actualización de la SDS.

Seguimiento normativo

Manténgase informado sobre los cambios en la legislación de seguridad química. Por ejemplo, si se introducen nuevas clases de peligro en el Reglamento CLP o se revisan los límites de exposición, entonces se deben revisar las SDS. Un ejemplo fue la adopción del Reglamento (UE) 2020/878, que se volvió obligatorio en 2021 – muchas empresas tuvieron que actualizar sus SDS en ese momento para incluir los nuevos elementos.

Integración de nueva información

Si llega a conocer nueva información toxicológica o ecotoxicológica sobre su producto (por ejemplo, si resulta que un componente tiene efectos a largo plazo más graves de lo que se pensaba, o si un incidente proporciona experiencia práctica), entonces la SDS debe modificarse en consecuencia. Esta situación también puede surgir si el producto encuentra un nuevo uso – en ese caso, puede ser necesario ampliar la información de uso en la Sección 1 y ajustar los consejos de manipulación en la Sección 7.

Comunicación en la cadena de suministro

Asegure que cuando se actualiza una SDS, todos los socios afectados efectivamente reciban la nueva versión. Un problema común es que las actualizaciones “se quedan en el camino” y no llegan a todos los usuarios. Es recomendable enviar activamente la nueva versión vía email a cada cliente, y solicitar confirmación de recepción.

Si sus SDS están disponibles para descargar en su sitio web, es útil indicar algo como “actualizada el [fecha]” para alertar a los usuarios de que existe una nueva revisión.

 

Errores comunes en la preparación de SDS – qué evitar

Incluso empresas con experiencia pueden tener errores en sus fichas de datos de seguridad.

 

A continuación, algunos errores o faltas comunes que se deben evitar:

Clasificación incorrecta o incompleta

A veces la Sección 2 de la SDS no lista correctamente las clases de peligro, o falta alguna frase H importante. Por ejemplo, una mezcla podría causar irritación leve de la piel, pero la SDS no incluye “Irritación cutánea categoría 2, H315”. Esto puede llevar a equívoco.

Solución: Utilice siempre información de clasificación actualizada, y aproveche los datos de los componentes para determinar la clasificación correcta.

Inconsistencias entre secciones

Un error frecuente es que diferentes partes de la SDS se contradicen entre sí. Por ejemplo, la Sección 9 podría indicar que el producto no es soluble en agua, pero la Sección 6 recomienda lavar derrames con agua. O la Sección 2 indica que el producto no es inflamable, pero la Sección 5 está redactada como si lo fuera. Estas contradicciones sugieren que la SDS fue armada sin cuidado a partir de plantillas.

Solución: Verifique la SDS completamente en su conjunto. Revísela en busca de coherencia lógica, no solo sección por sección.

Enunciados demasiado genéricos

A veces una SDS está llena de frases genéricas que no ofrecen orientación concreta. Por ejemplo: “Evitar toda posible exposición”, o “Usar equipo de protección adecuado”, sin especificar qué significa “adecuado”. Este consejo tan vago no es útil.

Solución: Sea específico – indique el equipo de protección exacto necesario, los materiales o condiciones a evitar, y las medidas concretas a tomar.

Referencias o legislación obsoletas

En algunas SDS aún se encuentran referencias a antiguas directivas o reglamentos de la UE que ya no están vigentes, simplemente porque la ficha no se ha actualizado en años. Por ejemplo, puede referirse a los antiguos pictogramas de peligro naranjas o usar la clasificación del sistema pre-CLP (DSD/DPD).

Solución: Revise periódicamente sus SDS y actualice las referencias normativas (Sección 15) para reflejar la legislación vigente.

Errores de idioma/traducción

En las SDS en el idioma local, un problema común es que se dejan traducciones literales del inglés o se usan frases poco naturales, lo que dificulta la comprensión. Por ejemplo, escribir “Robbanás biztos berendezés” en lugar de “Robbanásbiztos berendezés” (el término correcto en húngaro para “equipo a prueba de explosiones”). Esto parece menor pero puede causar confusión.

Solución: Haga que la SDS sea traducida por un profesional calificado y, si es posible, haga que el texto final sea revisado por un experto nativo.

 

La SDS como herramienta de seguridad en el lugar de trabajo

Una ficha de datos de seguridad bien preparada no es solo un documento obligatorio para guardar en un estante por si hay inspecciones. Su verdadero valor radica en ayudar a que el trabajo cotidiano sea más seguro.

Algunos consejos sobre cómo usar las SDS eficazmente:

Formación en seguridad

Use la información de las SDS para capacitar a los empleados. En sesiones de formación en seguridad, saque las fichas de datos pertinentes, muestre los pictogramas de peligro y explique qué significan las frases H y P.

Por ejemplo, si se usan disolventes en un taller, la SDS puede ayudar a explicar por qué se requiere una ventilación adecuada y por qué están prohibidas las llamas abiertas.

Evaluación de riesgos

Las evaluaciones de riesgo químico en el lugar de trabajo se basan en las propiedades y recomendaciones descritas en la SDS.

Por ejemplo, utilizando los datos de la Sección 8, se puede determinar si la extracción local es suficiente o si los trabajadores también necesitan protección respiratoria. Es aconsejable adjuntar las SDS pertinentes a la documentación de evaluación de riesgos y referenciar sus recomendaciones en su informe.

Planificación de emergencias

Para los planes de respuesta a emergencias (por accidentes o incendios), tenga siempre en cuenta la información de primeros auxilios y de lucha contra incendios de la SDS.

En una instalación que maneja sustancias químicas, el plan de emergencia incluso podría incluir como anexo las SDS de las principales sustancias peligrosas, de modo que los socorristas o bomberos puedan consultarlas de inmediato.

Comunicación con los proveedores

Si algo en una SDS no está claro, no dude en preguntar al proveedor (fabricante) para aclararlo. Utilizando los datos de contacto proporcionados en la Sección 1 de la SDS, puede solicitar información adicional.

Por ejemplo, si no está seguro sobre qué material o grosor de guantes de protección se recomienda, vale la pena pedir al proveedor que aclare la recomendación.

 

Asistencia experta y recursos

Al preparar y gestionar fichas de datos de seguridad, no tiene que resolver todo por su cuenta – existen muchas fuentes de ayuda disponibles:

Guías oficiales

La Agencia Europea de Sustancias Químicas (ECHA) y las autoridades nacionales han publicado documentos de orientación (de hecho, esta serie de artículos se basa en una de esas guías). Estas guías – por ejemplo, la «Orientación sobre la elaboración de fichas de datos de seguridad» – ofrecen explicaciones detalladas, ejemplos y plantillas. Úselas siempre que no esté seguro sobre la interpretación de un requisito.

Software y plantillas

Existen numerosas herramientas de software comercial que ayudan a crear SDS. Estas contienen bases de datos con datos normativos e información de peligros, y pueden generar automáticamente el texto en varios idiomas. Si bien son útiles, no reemplazan la pericia humana. Revise siempre una SDS producida por software para verificar su exactitud y completitud.

Expertos consultores

Si su empresa no cuenta con su propio especialista en SDS, puede recurrir a firmas de consultoría en seguridad química. Por ejemplo, MSDS-EUROPE es una empresa húngara especializada en seguridad química que ofrece servicios para preparar, revisar y traducir fichas de datos de seguridad, así como para presentar notificaciones de mezclas peligrosas en las bases de datos de la UE (como las notificaciones a centros antiveneno, PCN).

Un experto externo se mantiene al día con las últimas reglamentaciones y, gracias a la experiencia, puede compilar una SDS con mayor rapidez y precisión que si se intenta hacer internamente sin la pericia necesaria. Este enfoque vale especialmente la pena si usted trabaja con muchas sustancias peligrosas o suministra productos a múltiples países (lo que requiere SDS en varios idiomas).

Centros de ayuda de autoridades e industria

La UE cuenta con una red de centros de ayuda REACH-CLP (Helpdesk). Puede dirigir preguntas a estos centros de asistencia si no está seguro sobre un requisito en particular. Además, las asociaciones industriales (por ejemplo, asociaciones de la industria química) pueden proporcionar apoyo y capacitación en este tema.

 

Esta serie de 5 partes ha ofrecido una visión general de los principales pasos y consideraciones para preparar fichas de datos de seguridad.

Esperamos que la información presentada sea útil para fabricantes, distribuidores y usuarios por igual. Si aún hay incertidumbres en su empresa con respecto a la gestión de las SDS, es recomendable consultar con expertos.

El documento de orientación original en el que se basaron nuestros artículos puede consultarse aquí: Orientación sobre la elaboración de fichas de datos de seguridad (ECHA, 2021).

La preparación de una ficha de datos de seguridad no es un mero trámite administrativo, sino una tarea que requiere competencia profesional. Es sensato trabajar con un proveedor de servicios o experto que esté familiarizado con las normas REACH y CLP y sea capaz de mantenerse al día con los cambios.

¡Gracias por acompañarnos en esta serie!

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